21 | 10 | 2020

Un ERP pour optimiser vos appels d'offre

En tant que groupe de restauration, vous gérez au quotidien des établissements, des laboratoires ou des cuisines centrales, et vous êtes amené à commander chaque année des dizaines de tonnes de produits alimentaires pour cuisiner les repas.

Avez-vous pensé à dématerialiser vos cahiers des charges et gérer vos appels d'offres grâce à un ERP ? Découvrez 3 bonnes raisons de le faire ! 

Libérez-vous de la paperasserie et concentrez-vous sur l’essentiel grâce à l'ERP !

Garder la maîtrise de vos articles à l’achat

Aujourd'hui, vous n'utilisez pas d'ERP pour gérer vos appels d'offres ou vos achats.

Les commandes sont passées sur le site de chaque fournisseur. Très chronophage, ce mode de fonctionnement ne vous permet pas de travailler avec beaucoup de fournisseurs ni de comparer les prix entre eux. 

En utilisant un ERP, vous aurez la possibilité de rédiger votre cahier des charges en quelques clics et de l'envoyer à plusieurs fournisseurs en temps réel. La digitalisation de vos appels d'offres vous permettra de mettre en concurrence vos fournisseurs, de comparer les prix et donc d'obtenir la meilleure offre.

Définir votre politique Achats

Lorsque vous définissez votre politique Achats, la première étape est de structurer votre besoin sous forme d'arborescence, pour envoyer les appels d'offres par lot : 

  • Catégories de produits (ex : Alimentation)
  • Sous-catégories de produits : ce sont les marchés-lots (ex : Epicerie)
  • Produits (ex : Thé)
  • Références (ex : Thé à la menthe poivrée)

Attention : il faut déterminer en amont la sous-catégorie de produits, car certains produits sont susceptibles de figurer dans plusieurs. Par exemple, le thé peut être classé dans la sous-catégorie "épicerie" ou "boissons chaudes".

La deuxième étape consiste à définir vos références mono et/ou multi-fournisseurs en fonction des volumes et du type de produits que vous commandez.

Pour finir, vous devez définir si votre cahier des charges est "ouvert" (demande large) ou "fermé" (demande précise) :

Exemples :

  • Cahier des charges "ouvert" : Gambas
  • Cahier des charges "fermé" : Gambas bleues de Nouvelles-Aquitaine calibre 31-40

En utilisant un ERP, vous aurez la possibilité de rédiger vos appels d'offres de manière automatisée et en toute simplicité. Vous pourrez solliciter en quelques clics des milliers de fournisseurs nationaux, régionaux et locaux actifs, et accéder à un sourcing d’articles illimité.

Gagner du temps dans la gestion de vos Appels d’Offres 

L'ERP est un outil informatique efficace pour gagner du temps dans vos tâches récurrentes, par exemple pour gérer vos appels d'offres. 

Sans ERP, vous êtes obligé, pour comparer les prix des différents fournisseurs, de compiler des fichiers Excel dans lesquels chacun aura renseigné le prix de ses produits.
C'est un travail long et fastidieux, sans valeur ajoutée, qui mérite donc d'être automatisé. 

En utilisant une solution ERP, vous pourrez :

  • Paramétrer et classifier les produits selon votre nomenclature.
  • Soumettre vos appels d'offres à plusieurs fournisseurs 
  • Collecter en temps réel les données de vos fournisseurs, pour ainsi effectuer des simulations et comparatifs entre les offres des différents fournisseurs

Un ERP permet également de faciliter la gestion des rythmes des appels offres. En effet selon les produits que vous commandez, les commandes se font à l’année, au trimestre (surgelés, pommes de terre...) ou à la semaine (fruits et légumes, boucherie ...).

Sur les produits frais ou de saison, peu de négociation sont possibles car les prix varient chaque semaine. En revanche vous pourrez comparer les fournisseurs sur leur rapidité de livraison ou leurs frais de livraison. 

Vous souhaitez dématérialiser vos appels d'offres ? Découvrez dès maintenant notre module de gestion pour la restauration multi-sites