Les 10 questions à se poser pour choisir un ERP à la hauteur de votre projet

Lorsque vous assistez à la démonstration d’un prestataire ERP, ce dernier va au préalable vous poser un certain nombre de questions. L'objectif est de dimensionner votre projet et proposer une architecture adaptée à vos données métier et votre besoin. Il va ensuite vous présenter ses solutions et fonctionnalités de manière personnalisée.

Chez Adoria, solution de gestion pour la restauration multi-sites, voici les questions que nous soulevons.

1 - Quel est le nombre de sites actuel et à venir ?

En fonction du nombre de restaurants que vous possédez, vos besoins et vos ressources diffèrent. Voici les différents seuils constatés en pratique :

• Au-delà de cinq sites, un manager ne peut plus être au contact de ses équipes quotidiennement, il faut donc s’organiser pour les tâches opérationnelles ;
• Au-delà de dix sites, la gestion via un tableur devient trop chronophage, c’est à partir de ce seuil que l’ERP devient vraiment intéressant ;
• Au-delà de vingt sites, une organisation a les moyens de structurer son siège pour apporter des outils personnalisés à l’ensemble des sites. La taille du groupe permet d’amortir les investissements sur l’ensemble du réseau.

Le nombre de restaurants est un premier indicateur dans l’utilisation d’un ERP. Plus vous possédez de sites, plus la mise en place d’un ERP est pertinente.

2 - Le nombre de références articles l’achat 

Cette donnée permet d’indiquer deux choses au prestataire ERP :

• La largeur de l’offre à la vente, qu'il s'agisse de la carte (en restauration commerciale) ou du cycle de menus (en restauration collective);
• La structuration des achats : travaillez-vous vous avec un seul fournisseur ou avec plusieurs ?

Ces données auront un impact important sur la manière de travailler puisque l’on ne commande pas de la même manière 200 références chaque semaine ou 200 références qui tournent parmi un catalogue de plus de 10 000 articles. L’ERP s’adapte à votre rythme et à la structuration de vos achats.

3 - Le nombre de recettes transformées et d’articles à la vente

• La largeur de l'offre à la vente, évoquée dans la question précédent, donne aussi une indication sur le travail à fournir pour paramétrer les fiches recettes
• Le degré de centralisation/ décentralisation de l'offre alimentaire est également un éléments à prendre en compte.

4 - Le nombre de fournisseurs

Sur ce point, il faut s'interroger sur :

• La structuration des achats (mono ou multi fournisseurs), mais aussi la taille du référentiel à paramétrer ;
• le niveau de centralisation des fournisseurs (nationaux ou locaux), sachant que les fournisseurs nationaux sont plus à même de mettre en place des flux EDI.

La centralisation des achats permet davantage de piloter les approvisionnements car il y a un référentiel commun dans le groupe.

5 - Gestion des litiges fournisseurs par le siège ou par le site 

L’ERP permet de travailler en équipe et de répartir les tâches en mode projet. Cette question opérationnelle va permettre de qualifier le besoin du client.

6 - Le pourcentage de pertes et le pourcentage de démarque inconnue actuels ? Et l’objectif futur ?
Et le gain attendu sur le Foodcost (en pourcentage et en K€)

Ces questions permettent d’estimer le gain financier de la mise en place d’un outil ERP, ainsi que la capacité à autofinancer le projet avec le ROI (retour sur investissement).
Pour l’ERP Adoria, l’abonnement est rentabilisé dès le premier mois grâce à la réduction des pertes et aux économies générées sur vos achats.

7 - Le système de caisse est-il commun à tous les sites, avec une unicité des codes PLU ?

Une interface caisse x ERP permet de croiser son foodcost réel au théorique. Pour cela, il est nécessaire d'avoir une unicité des codes PLU, centralisée au niveau du siège.
Avoir plusieurs systèmes de caisse complique la gestion d'une base de codes uniques.

8 - Les sites ont-ils des ordinateurs à jour avec une bonne connexion ?

C’est une question importante : si les ordinateurs ne sont pas à jour, il est nécessaire d’investir.
Ce sont des prérequis IT à faire avant même le démarrage de l’ERP.

9 - Qui va accompagner la mise en œuvre du projet ?

La mise en place d'un ERP nécessite une équipe impliquée et disponible pour mener à bien le projet. Il faut bien identifier les ressources, les rôles et les responsabilités en amont.

10 - Qui va former les sites ?

Le choix est libre :  les formations peuvent être réalisées en interne ou en externe en fonction de votre budget et de vos ressources.

11- Qui va aider les sites en mode « run » ?

L’intégration d’un ERP ne s’arrête pas au paramétrage et au déploiement, c’est un projet sur le long terme qu’il faut suivre avec des équipes prépares et formées.

Maintenant que vous connaissez les questions types posées par un prestataire ERP, vous pouvez avancer dans votre projet de mise en place d'un ERP.