Comment gérer efficacement vos approvisionnements multi-sites en restauration commerciale et collective ?

Les attentes et les contraintes diffèrent souvent très fortement entre ces deux secteurs :

• En restauration commerciale, la priorité est à l’agilité et à la flexibilité des achats pour suivre la demande client et optimiser la marge brute.
• En restauration collective, les achats sont souvent centralisés, contractualisés sur le long terme et doivent répondre à des normes strictes de qualité et de traçabilité.

Restauration commerciale : flexibilité et performance des achats pour maximiser la rentabilité

La gestion des approvisionnements dans une chaîne de restaurants repose sur la précision des prévisions, la maîtrise des coûts matière et une logistique agile.

Optimisation des achats et des relations fournisseurs

• Stratégie d’achat flexible : Contrairement à la restauration collective, les responsables des achats et approvisionnements en restauration commerciale doivent réajuster leurs achats en temps réel en fonction des tendances de consommation, de la météo, des événements locaux et des variations de prix fournisseurs.
• Mise en concurrence dynamique des fournisseurs : Un bon logiciel d’approvisionnement doit pouvoir intégrer une comparaison continue des prix et délais de livraison pour ajuster les commandes selon le meilleur rapport qualité/prix.
• Gestion des multi-fournisseurs : Certains établissements multi-sites adoptent de plus en plus une stratégie hybride, avec une part d’achats centralisés (produits stratégiques) et une part d’achats locaux pour s’adapter à la demande spécifique de chaque restaurant.

Automatisation et optimisation des stocks

• Système de gestion des stocks en temps réel : L’IA de prise de commande embarquée dans les outils de gestion peut prévoir la demande et recommander des réapprovisionnements intelligents pour éviter à la fois les ruptures et les pertes.
• Définition de seuils d’alerte : Chaque site doit pouvoir paramétrer des niveaux de stocks minimums et maximums en fonction de son historique de vente, avec des alertes automatiques en cas de besoin urgent.
• Intégration avec la gestion de production : Les ERP spécialisés en restauration organisée permettent de relier les commandes fournisseurs aux fiches techniques des recettes, pour ajuster les quantités commandées selon les volumes de production réels.

Exemple métier : Un groupe de restauration rapide utilise l’IA pour anticiper ses besoins en pain à burger, réduisant ainsi les pertes de 18 % grâce à une synchronisation automatique entre les ventes prévues et les commandes fournisseurs.

Impact financier et rentabilité des approvisionnements

• Suivi du coût matière en temps réel : La gestion des approvisionnements est très logiquement directement liée à la marge brute. Dans ce sens, des outils intégrés permettent de surveiller l’évolution du coût matière et d’ajuster régulièrement les stratégies d’achat en fonction des tendances du marché.
• Négociation des conditions d’achat : Grâce à l’analyse régulière et prévisionnelle des volumes commandés sur plusieurs sites, une enseigne peut renégocier ses contrats avec ses fournisseurs pour obtenir de meilleures remises ou délais de paiement.
• Optimisation des délais de règlement : L’intégration des modules "Procure-to-Pay" (gestion automatisée des paiements fournisseurs) permet de mieux contrôler la trésorerie et d’éviter les pénalités de retard.

Exemple métier : Une enseigne de restauration avec 50 établissements a renégocié ses contrats avec ses fournisseurs principaux, réduisant ses coûts d’approvisionnement de 7 % grâce à un regroupement des achats inter-sites.

Gestion RH et formation des équipes

• Formation des équipes à l’optimisation des stocks : En impliquant les directeurs de restaurant et les équipes opérationnelles dans une gestion plus proactive des stocks et des commandes, la chaîne de restauration peut ainsi réduire progressivement ses pertes et améliorer de façon significative sa productivité globale comme à l'échelle de chaque point de vente.
• Définition des rôles et responsabilités : Une bonne gestion multi-sites impose très logiquement une clarté dans la répartition des tâches : qui valide les commandes ? Qui gère les alertes stocks ? Qui analyse les coûts matières ? Cette vision est aujourd'hui apportée par les fonctions Achats et Approvisionnement des ERP de production, avec l'IA comme support d'aide à la décision.

Restauration collective : centralisation, quotas réglementaires et optimisation budgétaire

Une gestion centralisée des achats pour optimiser les coûts

Dans un réseau de cantines scolaires, d’hôpitaux ou d’EHPAD, les décisions d’achat sont souvent prises au niveau du siège ou d’une cuisine centrale pour :

• Bénéficier d’économies d’échelle en regroupant les commandes pour négocier de meilleures conditions tarifaires.
• Assurer une conformité aux quotas EGAlim : 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio.
  Les quotas EGAlim s'appliquent principalement aux établissements publics (cantines scolaires, hôpitaux publics), mais certains groupes privés choisissent de les respecter par stratégie RSE ou pour répondre aux attentes des convives.

Cependant, cette centralisation fait face à plusieurs défis :

• Rigueur budgétaire : Chaque repas doit respecter un coût précis pour garantir l'équilibre financier global. Toute variation de prix peut avoir un impact direct sur les résultats financiers.
• Quotas EGAlim : Respecter les quotas tout en maîtrisant les coûts nécessite une sélection rigoureuse des fournisseurs et une planification précise des commandes.

Marge de manœuvre locale

Bien que la centralisation des achats soit fréquente en restauration collective, certains établissements adoptent une stratégie plus flexible pour mieux répondre aux besoins spécifiques des convives :

Marge de manœuvre pour les chefs : Dans certaines structures, notamment les maisons de retraite privées ou les établissements haut de gamme, les chefs disposent d'une flexibilité pour adapter leurs achats en fonction des préférences locales ou des régimes alimentaires spécifiques.

Anticipation des besoins et ajustement des dotations

En restauration collective, un budget est traditionnellement alloué par repas et par établissement. Toute surconsommation impacte l'équilibre financier global, et toute sous-consommation entraîne un gaspillage de denrées.

Pour garantir un équilibre optimal, les ERP spécialisés en restauration collective intègrent de plus en plus :

• Des prévisions basées sur l’historique de consommation, ajustant dynamiquement les quantités commandées en fonction des besoins réels.
• Des seuils d’alerte sur les consommations pour éviter les écarts budgétaires et optimiser les quantités commandées.
• Une réallocation des excédents entre établissements en cas de surplus, réduisant ainsi le gaspillage alimentaire.

Exemple métier :
Un groupe de restauration collective a réussi à réduire son gaspillage alimentaire de 15 % grâce à un ajustement dynamique des dotations. En optimisant les commandes en fonction des besoins réels et en redistribuant les excédents entre sites, le groupe a réalisé une économie annuelle de 120 000 €.

Optimisation budgétaire et négociation fournisseurs

Les contraintes budgétaires strictes, couplées aux quotas EGAlim, imposent aux acteurs de la restauration collective de réinventer leurs stratégies d'achat pour optimiser les coûts sans sacrifier la qualité perçue par les convives.

Pour y parvenir, les meilleures pratiques incluent :

• Négociation continue avec les fournisseurs en utilisant les données de consommation pour renégocier les contrats et obtenir de meilleures conditions tarifaires.
• Comparaison dynamique des prix grâce à des outils digitaux permettant de surveiller les fluctuations du marché et de s’approvisionner au meilleur moment.
• Pilotage des coûts matières en temps réel pour ajuster les commandes en fonction des tendances du marché et des volumes de consommation réels.
  

  Exemple métier :Un réseau de cantines scolaires a respecté les quotas EGAlim tout en réduisant ses coûts d’achat de 8 % grâce à une optimisation budgétaire en temps réel. En comparant dynamiquement les prix et en négociant des contrats annuels avec des fournisseurs certifiés, le groupe a sécurisé ses approvisionnements sans dépasser son budget global.

Gagner en performance avec une gestion optimisée des approvisionnements

Optimiser les approvisionnements multi-sites en restauration commerciale et collective permet de réduire significativement les coûts d'achat, de garantir une conformité réglementaire (notamment avec les quotas EGAlim), et d'améliorer la rentabilité globale/ le coût de revient journalier.
En adoptant des stratégies d'achat centralisées et flexibles, en s'appuyant sur des outils digitaux performants et en optimisant les stocks en temps réel, les groupes de restauration peuvent anticiper les besoins, réduire le gaspillage alimentaire et gagner un temps précieux dans leurs opérations quotidiennes.

Adoria accompagne les groupes de restauration commerciale et collective dans cette transformation digitale, en leur offrant des solutions d'approvisionnement qui favorisent la performance économique tout en simplifiant la gestion opérationnelle.

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