Comment bien choisir son prestataire ERP ?

Il est aujourd'hui difficile de concevoir la gestion d’une entreprise sans recourir à un ERP.
Grâce à son immense base de données sans cesse mise à jour par ses utilisateurs, où qu’ils soient dans l’entreprise et quelle que soit la fonction qu’ils occupent, il est considéré comme le deuxième « cerveau » de l’entreprise.

C'est un outil stratégique pour transformer votre organisation et soutenir son développement.

Dans le secteur de la restauration ou de l'hôtellerie en particulier, la mise en place d'un ERP permet de : 

• Avoir un outil commun piloté pour harmoniser les pratiques des sites tout en garantissant une certaine souplesse pour gérer et encadrer les spécificités de chaque site
• Bénéficier d'un reporting précis et « en temps réel » permettant de prendre les bonnes décisions et adapter votre offre ou vos process de production
• Surveiller la performance de gestion de chacun de vos établissement grâce à l'analyse de la rentabilité en temps réel et ainsi identifier facilement les sites et les produits ayant le potentiel de croissance le plus important.

Le déploiement d’un ERP représente un projet d’envergure. Les ERP doivent être étudiés en fonction du contexte et des objectifs de votre entreprise.

Si vous êtes un petit groupe de restauration en croissance qui n’a pas encore d’ERP et utilise principalement Excel, peut-être êtes-vous arrivé à la limite de l’exercice. Il est alors temps pour vous de réfléchir à la question d’un ERP, en définissant bien vos besoins et en prenant le temps de choisir votre prestataire.

Pour vous aider à prendre les bonnes décisions, nos experts techniques Adoria vous présentent les points de vigilance qui doivent être anticipés si vous voulez réussir votre projet ERP.

Point 1 : L’Hébergement de la solution

Point important à aborder avec votre fournisseur SaaS, la question du lieu de l’hébergement du logiciel. Sur ses serveurs ? Sur les vôtres ? Chez un tiers ? Chez Adoria, nous pensons qu’un hébergement tiers avec un bon niveau de sécurité est la solution la plus durable et la moins coûteuse. Cela vous libère de toutes les astreintes de maintenance d’un parc matériel, vous bénéficierez d’un service réactif 24h/24.

Point 2 : La Sécurisation des données

En choisissant de mettre en place un ERP au sein de votre entreprise, la logique de collecte et traitement des données entre en jeu.

Selon le Règlement Générale sur la Protection des Données, le prestataire et le client doivent mettre en place des process ayant pour objectif d’évaluer régulièrement la sécurité des données et du logiciel.

Votre rôle en tant que client est de vous assurer des garanties de sécurité RGPD que présente votre prestataire.

Point 3 : La Portabilité des données

Lors du changement d'ERP, vous devrez veillez à la portabilité de vos données et vous assurer de pouvoir récupérer l’ensemble des données hébergées chez votre prestataire.

Point 4 : Le Gain de temps généré 

L’ERP doit être au service de l’utilisateur et de l’entreprise, il doit être simple, pratique, ergonomique et toujours être une aide plutôt qu’un frein à l’action. C'est un point de vigilance à ne pas négliger : si un logiciel vous oblige à ressaisir deux fois des informations ou à passer du temps pour récupérer les données-clés de votre entreprise (achats, ventes, rentabilité etc.), c'est que cette solution n'est pas pour vous.

Point 5 : L'intégration de toute l’équipe dans le projet de changement d’ERP

Comme nous le disions précédemment, le changement d'ERP est un projet stratégique dans l'entreprise qui ne doit pas être considéré seulement comme un projet informatique. Les impacts sur l’organisation et les processus font qu’il doit être considéré comme un véritable projet de transformation de l’entreprise.

Pour assurer cette réussite, les utilisateurs métiers doivent être impliqués dans le projet, comprendre les objectifs et s'approprier le nouvel ERP.

Vous avez désormais toutes les clés pour anticiper les risques liés au changement d'ERP et bien choisir votre prestataire.

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