Comment garantir la fiabilité des chiffres de votre ERP ? (Foodcost)

En restauration organisée, l’ERP est un outil essentiel pour mener les opérations et suivre en temps réel les chiffres. Selon les types d’utilisateurs, les critères de satisfaction varient :

• L’expertise métier des chefs de projet du prestataire ERP ;
• La disponibilité et la réactivité de ces équipes ;
• La capacité à développer des fonctionnalités souhaitées ;
• La capacité à expliquer pourquoi adapter un process ou une habitude ;
• La capacité à tenir les budgets et délais annoncés ;
• La capacité à mettre en œuvre les échanges EDI sans surcoût.

Quant à la direction d'un groupe de restauration, son objectif est simple : des chiffres fiables et précis en temps réel, pour pouvoir cibler les points à améliorer et prendre rapidement les bonnes décisions. 
C'est sur cet objectif que nous allons nous concentrer dans cet article : calcul du Food Cost et autres indicateurs-clés, Adoria vous conseille pour assurer la fiabilité des données de votre ERP.

La méthode à suivre pour obtenir des chiffres fiables

L’ERP est un outil essentiel à la gestion de vos restaurants. Mais pour tirer pleinement profit de cet outil, il est important de suivre certaines étapes.

Qu'il s'agisse de votre équipe au siège ou de vos équipes sur le terrain, chaque acteur doit utiliser et renseigner l’ERP avec rigueur en fonction de ses missions.

L’implication et la rigueur de vos équipes jouent un rôle déterminant dans la qualité et la précision des chiffres de votre ERP.

Définition des règles de gestion puis paramétrage de l’ERP par les équipes du siège

Pour obtenir des chiffres fiables, il est important de définir des règles de gestion afin que l’outil soit bien paramétré par les équipes du siège. Citons par exemple : 

• Le cadre des commandes/ achats/ entrées en stock ;
• Les règles d’inventaires ; 
• Les règles de production (Fiches techniques) ;
• Les règles de ventes (articles à la vente, prix, consolidation des canaux de ventes …) ;

Conseil : il est important de mettre en place une équipe d'administrateurs en charge de mettre à jour les paramétrages et d’accompagner les utilisateurs. 

Les équipes terrain doivent renseigner l'ERP avec rigueur

Ce sont les équipes terrain qui effectuent quotidiennent les opérations et les saisies dans l'ERP. Il est essentiel que l'outil soit renseigné conformément aux règles de gestion, et que les tâches de contrôle soient à jour :

• Le contrôle des réceptions (contrôle des quantités, des températures, des numéros de lot; le contrôle des prix est automatique en EDI) ;
• Le comptage des inventaires ;
• L'enregistrement des pertes de matières premières et de produits finis ;
• L'enregistrement des éventuels cessions intersites ou dépannages ;
• La clôture quotidienne des ventes.

Les astuces pour encourager l’utilisation de l’ERP

Pour que ces tâches soient bien effectuées par chaque équipe, et ainsi bénéficier de chiffres exacts, il est important de favoriser l’utilisation de l’ERP. Pour cela, il faut :

• Que l’outil soit facile à utiliser (intuitif, ergonomique…) ;
• Que l’utilisateur sur site comprenne l’utilité de ce qu’il fait ;
• Des utilisateurs formés avec un accompagnement support s'ils ont besoin d’aide.

Focus : les points de vigilance pour un calcul précis du foodcost

Plusieurs données entrent dans le calcul du foodcost. Un ERP performant se doit d'assurer leur exactitude.

• Le foodcost théorique des Fiches recettes : il est important d'utiliser un Prix Moyen Pondéré, afin de tenir compte de l’évolution des prix fournisseurs.
• Le foodcost réel : l’interface avec le logiciel de caisse doit assurer une remontée des ventes fiables.
• Ces données permettent d'analyser les écarts entre la consommation théorique et réelle pour finalement identifier précisément la démarque inconnue.
  L'ERP doit ensuite être capable d'identifier les Fiches Recettes qui génèrent le plus de pertes, ce qui permet au restaurateur d’agir pour réduire le gaspillage. 

Méthode, rigueur des utilisateurs et ERP performant sont donc les clés pour des chiffres fiables dans votre ERP.

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